Kurs i obuka za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka

2. Stručni kursevi i obuke
3. Kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka

Budući da se svi zaposleni, bilo da rade u firmama privatnog ili državnog sektora, gotovo svakodnevno u obavljanju posla suočavaju sa potrebom da prisusutvuju ili vode sastanke, valjalo bi da se uključe u specijalizovani seminar za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, koji će voditi eminentni stručnjaci i vrlo iskusni predavači. Svakako je preporučljivo da navedenu edukaciju isprate i menadžeri, rukovodioci timova, direktori i vlasnici kompanija, ali i svi ostali koji žele da prošire svoje poznavanje naznačene oblasti i razviju veštine potrebne za uspeh u savremenom biznisu.

Svi koji žele da pohađaju naznačenu obuku treba da se za to prijave na odgovarajući način i da tom prilikom ovlašćenom službeniku navedu svoje ime, prezime, datum rođenja i broj kontakt telefona. To mogu da urade elektronskim putem, telefonskim pozivom ili ličnim dolaskom u najbliže predstavništvo Obrazovnog centra Akademije Oxford. Vrlo brzo nakon toga biće pozvani na zvanični upis, kome moraju obavezno da prisustvuju i da nadležnom licu predaju dokumenta koje će im prethodno biti navedena, kako bi mogli blagovremeno da ih pribave. Takođe će na vreme saznati u koliko sati će se tačno odvijati upisna procedura, kog datuma i na kojoj lokaciji.

Za osobe koje su na edukaciju prijavljene kao fizička lica može da se sprovede online obuka i kurs za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, kada će predavanja pratiti preko interneta. U tu svrhu moraju, međutim prethodno da na svoj kompjuter instaliraju tačno određenu vrstu softvera, što će najverovatnije uspeti da obave bez ičije pomoći. No, kandidati koji se ne snađu najbolje svakako se mogu obratiti nekome od informatičkih stručnjaka u bilo kojoj poslovnici organizatora i dobiti adekvatnu tehničku podršku. Ovim polaznicima na raspolaganju je i klasična nastava, kada će predavanja u utvrđenim terminima da prate u najbližem predstavništvu pomenute institucije.

---

Kako klasično, tako i online časove mogu da pohađaju kandidati koji budu želeli da se edukuju u grupi. Oni će nastavu pratiti zajedno sa još najmanje troje, a maksimalno sedmoro drugih polaznika, budući da je taj broj osoba procenjen kao optimalan za uspostavljanje kvalitetne interakcije i ostvarivanje unapred zacrtanih obrazovnih ciljeva. Bitno je da svi koji se opredele za ovaj model rada znaju da neće moći da utiču na svoj raspored predavanja tokom kursa, već će morati da se u potpunosti prilagode terminima i ritmu održavanja časova, te datum za startovanje kompletnog programa koji bude definisao koordinator za nastavu u odgovarajućem predstavništvu organizatora.

Pojedinačnim polaznicima nudi se i poluindividualni kurs i obuka za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, koji zajedno pohađa dvoje kandidata. Oni podjednako dolaze do izražaja u obrazovnom delovanju i kroz međusobnu i komunikaciju sa svojim profesorom dosledno ostvaruju predviđeni napredak. Takođe, imaju priliku da navedu kada bi želeli da edukacija počne, te koji termini i učestalost održavanja časova im najviše odgovaraju, a ukoliko u vezi sa tim dobiju saglasnost svog predavača i ovlašćenog predstavnika organizatora, radiće prema rasporedu koji će lako uklopiti u svoje ostale obaveze i ustaljen životni ritam.

Kandidati koji budu želeli da rade odvojeno od ostalih mogu da odaberu individualnu edukaciju i da u velikoj meri tok nastave prilagode svojim potrebama i sposobnostima. Budući da neće imati kome da se prilagođavaju, moći će da napreduju sopstvenim tempom, te da ostvare aktivnu komunikaciju sa svojim profesorom, postavljaju mu pitanja, traže objašnjenja i diskutuju o konkretnoj temi. Takođe će dobiti priliku da donose odluke u vezi sa rasporedom rada, pa će se oko toga dogovarati sa nadležnim stručnjakom koji vodi edukaciju i koordinatorom za nastavu u određenoj poslovnici pomenute institucije. Oni će, dakle zajednički da utvrde termine i učestalost sprovođenja časova, te datum za početak obuke, a nastojaće da oni maksimalno odgovaraju zahetvima konkretnog polaznika.

Ukoliko ovu edukaciju žele da pohađaju radnici neke kompanije, sprovešće se korporativni seminar za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, koji je moguće pratiti preko interneta, ali i uživo. Kandidati koji se opredele za klasičnu nastavu moći će na predavanja da dolaze u najbliže predstavništvo organizatora, ali i da rade u okviru firme u kojoj su zaposleni, kao i na bilo kojoj drugoj lokaciji koja im odgovara, ukoliko tamo ima tehničkih mogućnosti za zadovoljavajuće odvijanje obrazovnog procesa. U oba slučaja vreme početka njihove edukacije, kao i termine i ritam održavanja časova zajednički će odrediti ovlašćeni predstavnik konkretne kompanije i koordinator za nastavu u navedenoj instituciji.

Obuka i kurs za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka - plan i program

Da bi se aktivnosti u okviru jedne kompanije adekvatno sprovodile, potrebno je da što veći broj zaposlenih prisustvuje predavanjima koja je predviđeno da obuhvati stručni kurs i obuka za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, budući da na ovakve skupove često nepotrebno odlazi mnogo dragocenog vremena. Stoga će ovlašćeni predavači najpre objasniti da se sastanci u poslovnom svetu sprovode u cilju rešavanja određenih problema, ali i razmatranja različitih mogućnosti za prevazilaženje određene situacije. Zatim će biti reči o vrstama ovih biznis skupova, te će kandidati saznati da postoje redovni, inicijativni, vanredni, ali i periodični kontrolni i sastanci stručnog tima, a svaki od naznačenih tipova će im biti posebno definisan. Predavači će nakon toga govoriti o elementima koji jedan sastanak čine uspešnim, pa će naznačiti da je u tom smislu veoma važan prvi korak, to jest odgovarajuće planiranje. Dakle, potrebno je primarno proveriti da li je svim učesnicima u potpunosti jasna svrha konkretnog okupljanja, da li je dnevni red napravljan na odgovarajući način, te da li su sa terminom sastanka usklađene ostale planirane aktivnosti i ostale slične detalje. Prisutnima će biti napomenuto da se postupci koji se preduzimaju radi pripreme sastanka mogu ugrubo podeliti na tehničke i sadržajne. U prve spada određivanje vremena i prostorija za održavanje datog skupa, te obezbeđivanje materijala, obaveštavanje učesnika i slično, dok druga grupa obuhvata definisanje cilja sastanka, preciziranje problema, određivanje načina rada, angažovanje eksperata i izvršitelja, te utvrđivanje odgovornosti.

Tokom predavanja biće reči i o sastavljanju spiska učesnika, kao i o postupcima koje je pre toga potrebno preduzeti, a koji između ostalog uključuju slanje upita svima koji treba da prisusutvuju sastanku, proveravanje da li će biti slobodni u navedenom terminu, te eventualne konsultacije sa pojedinačnim učesnicima. Kada je u pitanju dnevni red sastanka, profesori će istaći da svakako mora da ga sastavi osoba koja je dobro upućena u probleme o kojima će biti reči. Ovaj redosled tema će takođe biti predmet glasanja i usvajanja na početku sastanka, a nije na odmet u cilju bolje organizacije precizirati vreme trajanja za svaku tačku. Ovlašćeni stručnjaci će zatim upoznati prisutne sa predviđenim protokolom tokom poslovnih sastanaka, to jest sa dočekivanjem učesnika, načinom izlaganja, sedenja i ostalim bitnim detaljima. Baviće se i samim načinom otvaranja takvog zasedanja, te napomenuti da će osoba zadužena za vođenje sastanka uvodnim govorom ukratko upoznati učesnike sa problemom o kome će se raspravljati, ali da ovo izlaganje mora biti jezgrovito, jasno i lepo sročeno. Navešće im i nekoliko praktičnih primera pomenutog obraćanja, a nakon toga će se osvrnuti na bonton tokom održavanja poslovnih sastanaka, te upoznati polaznike sa poželjnim načinom odevanja, postupanja i govora.

Svi koji budu pohađali seminar za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka biće vrlo detaljno upoznati i sa načinima upravljanja navedenim skupovima, te će saznati šta sve podrazumeva diktatorska, konfuzna i demokratska tehnika, uz obavezni prikaz primera iz prakse za svaku od njih. Zatim će profesori govoriti o upravljanju pasivnim učesnicima, kao i onima koji imaju negativan odnos prema konkretnom sastanku. Prvi uopšte ne žele da učestvuju u diskusiji, a drugima je cilj datog događaja nezanimljiv i došli su potpuno nepripremljeni, te je potrebno da se polaznici upoznaju sa načinima komunikacije kojima će se ovakvi problemi prevazići na najbolji način. Na časovima koji slede predavači će se baviti raspravom, kao centralnim delom poslovnih sastanaka, tokom koje učesnici javno iznose svoja mišljenja, podržavaju iznete predloge ili daju neke nove i gde praktično dolazi do razmene mišljenja i ideja, a u cilju rešavanja konkretnog problema. U vezi sa ovom temom stručnjaci će objasniti polaznicima tehnike diskusije koje mora da poznaje svaki voditelj i učesnik poslovnih sastanaka, kako bi se u što kraćem vremenu efikasno došlo do odgovarajućih zaključaka. Posebno je bitno da se svako ko želi nešto da kaže na sastanku na predviđen način javi za reč, da se izjave daju na osnovu konkretnog materijala i ostalih raspoloživih informacija, te da se učesnici ne udaljavaju od teme, slušaju jedni druge, ne upadaju u reč i da govore jasno, razumljivo i sažeto, bez nepotrebnih fraza i poštapalica.

Kandidati će zatim biti upoznati sa završnim fazama poslovnog sastanka, a to su glasanje i donošenje odluka. Predavači će objasniti da postoji glasanje aklamacijom, odnosno dizanjem ruke, tajno glasanje na glasačkim listićima i raspisivanje referenduma za prihvatanje ili odbacivanje nekog predloga ili odluke. Uz to će istaći da zaključci i odluke koje su donete na poslovnom sastanku moraju biti formulisane kratko i jasno, a ako je potrebno predstavljene u tačkama. Na osnovu toga se donose rešenja i preduzimaju konkretni postupci.

Dok se bude odvijala obuka i kurs za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, biće reči i o upravljanju konfliktima tokom ovakvih skupova, te o veštinama argumentovanog izlaganja, čime se postiže jednostavno i jezgrovito iznošenje stavova, što je izuzetno korisno u poslovnoj komunikaciji. Ovakav način istupanja podrazumeva, naravno dobro sprovedenu pripremu, odabir adekvatne terminologije, te korišćenje odgovarajuće dinamike govora. Na narednim časovima predavači će obraditi jednu veoma važnu stavku u organizaciji poslovnih sastanaka, a to je upravljanje vremenom, koje često može presudno da utiče na uspešnost pomenutih skupova. Stručnjaci, naime smatraju da poslovni sastanci ne bi trebalo da traju duže od 45 minuta, osim u nekim izuzetnim situacijama, te da oni treba isključivo da budu posvećeni određenoj temi. Vreme ne bi smelo da se gubi na nebitne stvari, već sve mora da se obavlja efikasno i prema utvrđenom planu, pa je stoga vrlo važno učesnicima unapred učiniti dostupnim sve potrebne informacije i materijale.

Kandidati će biti upoznati i sa tehnikama vođenja zapisnika tokom sastanaka, koji predstavlja vrlo važan javni dokument trajne vrednosti, sredstvo za informisanje, ali i dokaz za slučaj da dođe do nekih nesporazuma. Profesori će napomenuti da zapisnik piše za to kvalifikovana osoba, ali i navesti koje sve elemente ovaj pisani dokument mora da sadrži. Polaznici će saznati da se zapisnik usvaja na tekućem ili na narednom sastanku i praktično čini bazu za dalji rad. Najzad će predavači govoriti o zaključivanju poslovnih sastanaka, kada se jasno i precizno formulišu donete odluke i određuju njihovi izvršioci. Naznačiće da se uglavnom zaključci definišu na samom sastanku, a zatim se u toku narednih nekoliko dana dostavljaju učesnicima u pisanoj formi.

Kada i na kom mestu se odvija kurs i obuka za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka?

Osobama koje pohađaju pomenutu edukaciju u statusu radnika nekog preduzeća namenjen je korporativni seminar za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka. On se odvija prema rasporedu koji utvrde zvanični reprezent kompanije u kojoj rade polaznici i koordinator za nastavu u instituciji organizatora, bilo da se kandidati opredele za klasični ili online rad. Pomenuta službena lica će definisati kada ova edukacija počinje, te kojim danima i u koliko sati će se održavati časovi. Treba, međutim istaći da osobe koje budu želele da nastavu prate uživo mogu da dolaze na časove u najbliže predstavništvo pomenute institucije, ali i da se obučavaju u svom radnom okruženju, te na svakom drugom mestu gde za to postoje odgovarajući tehnički uslovi.

Pojedinačni polaznici imaju priliku da odaberu svoje socijalno okruženje tokom nastave, pa tako oni koji se opredele za individualnu edukaciju mogu da rade odvojeno od ostalih, što će im zapravo i omogućiti da u velikoj meri utiču na svoj raspored rada. Oni će se u vezi sa terminima i ritmom sprovođenja časova, kao i oko datuma za početak seminara dogovarati sa svojim profesorom i ovlašćenim predstavnikom organizatora. Tako će utvrditi plan delovanja koji će svim učesnicima u obrazovnom procesu u potpunosti da odgovara. Nadležni profesor će nastojati da konkretnom polazniku maksimalno prilagodi način izlaganja gradiva i učini sve kako bi mu olakšao postizanje predviđenih ciljeva, te će tako moći da napreduje sopstvenom brzinom i edukaciju prođe bez stresa i opterećenja.

Kandidati čiji izbor bude individualna obuka i kurs za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka radiće zajedno sa još jednim kolegom i biti takođe u prilici da naznače kada im odgovara da nastava počne, kao i kojim danima i u koliko sati bi bilo najbolje da se održavaju predavanja. Ukoliko se sa ovim predlogom saglasi nadležni profesor i koordinator u instituciji organizatora, on će postati zvanično prihvaćen, te će tako ovi polaznici moći mnogo lakše da se organizuju i uklope svoje obaveze.

Kada je, međutim u pitanju grupna nastava raspored rada isključivo zavisi od ovlašćenog predstavnika pomenute obrazovne institucije. On će, pre nego što časovi počnu da se sprovode odrediti datum startovanja celokupnog programa, kao i vreme i ritam održavanja predavanja, a svi članovi grupe će biti obavezni da ga u potpunosti prihvate i slede do kraja edukacije. U vezi sa tim neće moći da ističu svoje zahteve niti prigovore, jer se oni jednostavno neće uzimati u obzir, budući da nije moguće napraviti plan delovanja koji će svima njima istovremeno da odgovara. U okviru jedne grupe nastavu, kako pravila nalažu, može pratiti minimalno četvoro, a najviše osmoro polaznika jer se smatra da bi se manjim ili većim brojem osoba mogao da bude snižen kvalitet obrazovnog rada.

Bilo za koji od pomenutih pristupa da se opredele, kandidati koji nastavu prate pojedinačno mogu da rade online ili da traže da se za njih sprovede klasični kurs i obuka za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka. U prvoj varijanti predavanja će pratiti preko interneta, te će biti obavezni da na svoj kompjuter pre toga instaliraju specijalni tip softvera, koji će im i omogućiti da se edukuju na ovakav način. Ako taj postupak ne uspeju da obave samostalno, svakako se mogu obratiti za pomoć informatičkim stručnjacima u bilo kojoj poslovnici organizatora. Klasična nastava održavaće se prema utvrđenom rasporedu u najbližem predstavništvu organizatora gde su kandidati obavezni da dolaze na predavanja osvedočenih stručnjaka.

Na koji način se sprovodi seminar za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka?

Za polaznike koji najbolje funkcionišu u društvu drugih osoba i tako najlakše usvajaju nova znanja sprovešće se grupna obuka i kurs za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka. Veličina grupe definisana je vrlo strogim pravilima i ona ne može početi sa radom dok ne bude obuhvatala najmanje četvoro kandidata, a takođe u njenom sastavu ne sme biti više od njih osmoro. Nijedan član grupe neće moći da odlučuje u vezi sa terminima i učestalošću održavanja predavanja, kao mi oko datuma za startovanje ovog programa, budući da će sve pojedinosti blagovremeno da odredi koordinator za nastavu u određenoj poslovnici naznačene institucije.

Postoji mogućnost organizovanja i poluindividualne edukacije kada dvoje kandidata zajedno prate nastavu i imaju priliku da se sa svojim profesorom i koordinatorom u instituciji organizatora dogovaraju oko svih pojedinosti vezanih za obrazovni proces. Tako će zajednički da odrede kada startuje obuka, ali i kojim danima i u koliko sati će se održavati časovi, što će omogućiti svim učesnicima da budu zadovoljni organizacijom nastave.

Ukoliko pojedinačni polaznici žele da časove pohađaju pojedinačno, za njih će se sprovesti individualni kurs i obuka za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka. Tada će imati priliku da sistematično ostvaruju predviđene obrazovne ciljeve i ostvare blisku i aktivnu komunikaciju sa svojim profesorom, pošto će raditi odvojeno od ostalih. Takođe će dobiti priliku da napreduju sopstvenim ritmom, diskutuju o konkretnoj temi, ali i da od predavača dobijaju povratnu informaciju o ispravnosti svog mišljenja i ostvarenom napretku. Moći će i da naznače koji termin za početak programa im najviše odgovara, te kada bi i koliko često želeli da imaju časove. Ako je moguće da se takvi zahtevi ispune, sa njima će se saglasiti ovlašćeni stručnjak koji vodi edukaciju i koordinator za nastavu u instituciji organizatora, te će dotični polaznik raditi prema rasporedu koji je sam definisao.

Bilo da rade pojedinačno, u grupi ili u paru, kandidati koji su prijavljeni u statusu fizičkih lica mogu časove da prate preko interneta, ali i uživo. Oni koji se opredele za online edukaciju moraće, pre početka nastave da na svoj računar instaliraju namenski softver, a ukoliko se ne snađu ili budu imali dodatnih pitanja mogu se obratiti nekom članu ekipe tehničke podrške u bilo kojoj poslovnici pomenute institucije. Polaznici koji se odluče za klasične časove, dolaziće na nastavu u najbliže predstavništvo organizatora, prema rasporedu koji budu dobili.

Ukoliko rukovodstvo neke firme smatra da je naznačena edukacija korisna za tamošnje zaposlene, moguće je ponuditi korporativni seminar za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, koji može da se prati online ili prema standardnim principima nastave. Ukoliko se polaznici odluče za klasična predavanja, mogu da ih prate u najbližem predstavništvu navedene institucije, u kompaniji za koju rade, kao i bilo na kom mestu gde postoje zadovoljavajući tehnički uslovi za kvalitetno organizovanje i praćenje nastave. Svakako će raspored po kome će se raditi, odnosno termine i učestalost održavanja časova, te datum za početak edukacije u dogovoru da odrede zvanični reprezent konkretne firme i koordinator za nastavu u određenoj poslovnici naznačene institucije.

Koliko treba da traje obuka i kurs za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka?

Prema detaljnom planu obrazovne institucije koja sprovodi pomenutu edukaciju, nastava će se odvijati u toku 360 minuta, što zapravo iznosi 8 školskih časova. Planirano je da se oni održavaju u vidu dvočasa tokom 4 dana, što znači da će kandidati pohađati predavanja 4 puta po 90 minuta.

Pomenuti raspored važi samo za polaznike čiji izbor bude grupni kurs i obuka za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, s obzirom na to da u takvoj situaciji odluku o svim detaljima obrazovnog procesa donosi isključivo koordinator za nastavu u konkretnom predstavništvu pomenute institucije.

Osobe za koje se bude sprovodila korporativna nastava takođe će imati 8 školskih časova, ali ne obavezno i isti raspored kao što je pomenuto. O tome će zajednički da odlučuju zvanični reprezent kompanije u kojoj su zaposleni kandidati i koordinator za nastavu u određenoj poslovnici organizatora.

Oni koji budu pohađali poluindividualni seminar za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka, kao i polaznici koji se budu obučavali pojedinačno takođe će imati edukaciju u trajanju od 360 minuta, ali će sami moći da utiču na raspored po kome će se raditi, uz obaveznu saglasnost nadležnog profesora i ovlašćenog predstavnika navedene obrazovne institucije.

Spisak gradova za kurs i obuku za kvalitetno organizovanje poslovnih sastanaka